はじめまして。TENTIALのテクノロジー本部のECグループでGMをしている稲垣です。
先日会議のあり方を大幅に見直す機会がありました。今回はその見直しプロセスと、それがもたらした成果についてお話しできればと思います。
見直そうと思ったきっかけ
私たちのチームは定期的に外部の顧問の方と読書会を開催しています。読書会とはその本を読んで疑問に思ったこと、活かせそうな箇所を参加者で話し合うというものです。その中で「不必要で非生産的な時間はないか？」という議題があがりました。
そこで会議の内容が重複しているものや目的やゴールが曖昧なものがあるよねという意見が上がったので全体の会議を見直そうとなりました。
浮き彫りになった課題
会議の見直しを行う過程で、いくつかの具体的な課題が浮き彫りになりました。
例えば
- 週間タスクの共有が重複している点
- 評価やインセンティブに直結しない表彰がある点
- 茶話会の時間が長すぎる問題
のような課題があがりました。会議作成当初は有用だったものが今は意味をなさなくなってしまっているものもありました。
会議の目的設定
先ほど記述した課題以外にそもそもの会議の大前提である「会議の明確な目的とゴールの設定」が曖昧なものもいくつかあったので、そこを再定義しました。 特にテクノロジー本部ではフロー理論をとても重視しているので、各会議はフロー状態を達成するための手段として再設計しました。
フロー状態とは何かをwikipediaから引用させていただくと、
フロー（英: Flow）とは、人間がそのときしていることに、完全に浸り、精力的に集中している感覚に特徴づけられ、完全にのめり込んでいて、その過程が活発さにおいて成功しているような活動における、精神的な状態をいう。ゾーン、ピークエクスペリエンス、無我の境地、忘我状態とも呼ばれる。心理学者のミハイ・チクセントミハイによって提唱され、その概念は、あらゆる分野に渡って広く論及されている。
この画像の右上のフロー状態に入るための会議を設定しました。
変更後の様子
MG陣で会話をし下記のようにまとめました。
変更後の会議は、より効率的で目的に沿ったものになりました。
- 「EC Weekly定例」及び「マスタ Weekly定例」は、グループ内でのタスク共有に特化。
- 「エンジニア定例」及び「GKPT茶話会」は、社内コミュニケーションの向上とチーム間の連携強化を目的として設定。
ゴールを明確にしたことによって変更後の会議内ではより深いコミュニケーションが増えたなぁと感じています。
また下記のように各会議の最後にゴールを振り返ってチェックを入れていくという形式も取り入れ、より意義のある会議ができるようになったと感じています。
結論
この会議設計の見直しにより、会議はルーティンから脱却し、フロー状態を促進する有効な会議へと変貌を遂げました。 各会議が特定の目的を持ち、その目的に沿って効率的に進行することで、参加者の時間を大事にし、組織全体の生産性を向上させることができました。
会議は1度決めてしまうと無駄になったとしてもなんとなくで続けてしまいがちですが、いつの日か無題になることが多いと思うので四半期に一度ほど全体を見直すクリーンアップ時間を設けて会議を整理することは大事だと思いましたしこれからもおこなっていきます。
こちらの記事を読んでいただいた方もぜひ会議のクリーンアップをおこなってみてください。
